Web sitesi kurma süreci: sizden ne istenir, ne zaman biter?

Bir ajansla web sitesi kurma kararı aldığınızda ilk sorunuz genellikle "ne kadar sürer?" olur. Bu sorunun cevabı, sürecin büyük kısmının sizin elinizde olmasına bağlıdır. Logonuzun ne zaman geldiği, metinlerin onaylanıp onaylanmadığı ya da bir karar için ne kadar beklendiği takvimi doğrudan etkiler. Bu yüzden iyi bir ajans size yalnızca kendi işini anlatmaz, sizden beklediği girdileri de baştan yazılı olarak paylaşır.

Bu yazıda sürecin müşteri tarafını ele alıyoruz. Amacımız sizi kendi sitenizi kurmaya yönlendirmek değil. Hangi aşamada ne istendiğini, neyin işi yavaşlattığını ve hangi çıktıları teslim almanız gerektiğini netleştirmek istiyoruz. Oltek Dijital, Tekirdağ merkezli olup Türkiye genelinde web tasarım, e-ticaret, yazılım ve reklam hizmetleri vermektedir.

Süreç dört aşamadan oluşur

Kurumsal bir web sitesi projesi genellikle şu dört aşamada ilerler:

• Keşif: Hedeflerin, hedef kitlenin ve sayfa yapısının belirlenmesi
• Tasarım: Masaüstü ve mobil ekranların hazırlanması ve onaylanması
• Kurulum ve içerik: Teknik altyapının kurulması, metin ve görsellerin yerleştirilmesi
• Yayın ve eğitim: Sitenin test edilip canlıya alınması ve yönetiminin size devredilmesi

Aşağıdaki bölümlerde her aşamayı sırasıyla inceliyoruz.

1. Keşif: hedefleri ve sayfaları netleştirin

Keşif, projenin en az görünen ama en çok etkisi olan aşamasıdır. Bu aşamada sitenin neden var olduğu, kimlere hitap ettiği ve hangi sayfalardan oluşacağı belirlenir.

Sizden istenenler

• Sitenin temel amacı: bilgi vermek, teklif toplamak, ürün satmak ya da randevu almak
• Hedef kitlenizin kim olduğu ve müşterilerinizin size hangi sorularla ulaştığı
• Beğendiğiniz ya da rakip olarak gördüğünüz siteler
• Sayfa listesi: anasayfa, hizmetler, hakkımızda, iletişim ve ihtiyaç duyduğunuz diğer bölümler
• Projeyi onaylayacak kişinin kim olduğu

Hedefleri yazılı hale getirmek bu aşamada en çok fark yaratan adımdır. "Daha çok müşteri istiyoruz" yerine "iletişim formundan düzenli talep almak istiyoruz" gibi bir ifade, tasarım ve içerik kararlarını çok daha kolay yönlendirir.

Süreci yavaşlatanlar

Keşifte zaman kaybının en yaygın nedeni, yetkililerin farklı hedefler düşünmesidir. Birden fazla kişinin farklı görüş bildirmesi, sayfa listesinin sürekli değişmesi ve hedef kitlenin belirsiz kalması süreci uzatır.

2. Tasarım: masaüstü ve mobil görünümü onaylayın

Tasarım aşamasında sitenin görsel yapısı hazırlanır ve onaya sunulur. Çoğu projede önce masaüstü, ardından mobil görünüm tasarlanır. Ziyaretçilerinizin büyük bölümü telefondan girecekse mobil tasarım, masaüstü kadar önemlidir.

Sizden istenenler

• Logo dosyası (mümkünse vektör formatında) ve marka renkleri
• Varsa kurumsal kimlik kılavuzu ya da kullanmak istediğiniz yazı tipleri
• Geri bildirimlerinizi tek bir listede toplayıp iletmek
• Onayları zamanında vermek

Geri bildirimlerin yazılı olarak ve tek seferde gelmesi revizyon sayısını düşürür. Her turda farklı kişilerden parça parça görüş gelirse aynı sayfa üzerinde defalarca değişiklik yapılır.

Süreci yavaşlatanlar

• Logonun veya marka renklerinin henüz netleşmemiş olması
• Tasarım onayının uzun süre bekletilmesi
• Tasarım aşamasında yeni sayfa veya özellik eklenmesi
• Revizyon sınırının sözleşmede belirsiz bırakılması

Revizyon hakkının kaç tur olduğunu ve bu hakkın hangi değişiklikleri kapsadığını teklifte yazılı görmek önemlidir.

3. Kurulum ve içerik: altyapı ve metinler

Onaylanan tasarım teknik olarak hayata geçirilir. Sayfalar oluşturulur, yönetim paneli hazırlanır ve içerikler yerleştirilir. Bu işin teknik kısmı ajansa aittir. Sizin katkınız ağırlıklı olarak içerik tarafındadır.

Sizden istenenler

• Her sayfa için metinler. Metinleri hazır getirebilir ya da yazım desteği isteyebilirsiniz. Hangisini seçtiğinizi keşif aşamasında belirtin.
• Ürün veya hizmet fotoğrafları. Kendi çektiğiniz görseller, genel stok görsellerden daha iyi sonuç verir.
• Alan adı (domain) ve barındırma (hosting) hesaplarına erişim ya da ajansın bu hizmetleri kurabilmesi için gerekli yetkiler
• İletişim bilgileri, adres, çalışma saatleri ve sosyal medya bağlantıları
• Gerekirse KVKK aydınlatma metni, gizlilik politikası ve satış sözleşmeleri gibi yasal metinler

Alan adı ve barındırma hizmetlerinin sizin adınıza kayıtlı olması gerekir. Ajans bu hesaplar üzerinde işlem yapabilir, ancak sahiplik sizde kalmalıdır. Böylece ileride ajans değiştirmek isterseniz sitenizin adresini ve içeriklerinizi kaybetmezsiniz.

Süreci yavaşlatanlar

• Metin ve fotoğrafların parça parça ve son dakikada gelmesi
• Alan adı veya hosting hesabına erişimin geç sağlanması
• Yasal metinlerin hazır olmaması, özellikle e-ticaret projelerinde
• Proje sırasında sonradan eklenen modüller ve entegrasyonlar

Kurulum aşamasının hızı, içeriklerin zamanında gelip gelmemesine göre büyük ölçüde değişir.

4. Yayın ve eğitim: canlıya alma ve devir

Site tamamlandığında yayına alınmadan önce test edilir. Formların çalışması, sayfaların mobil cihazlarda düzgün görünmesi ve bağlantıların doğru açılması kontrol edilir. Yayın sonrasında ise sitenin yönetimini ekibinize devredebilmeniz için eğitim yapılır.

Sizden istenenler

• Test sürecinde bulduğunuz hataları yazılı olarak bildirmek
• Yayın tarihini onaylamak ve son içerik kontrolünü yapmak
• Siteyi yönetecek kişiyi belirlemek ve eğitime katılımını sağlamak
• Yönetim paneli erişimlerinin size yazılı olarak devredilmesini talep etmek

Bizden çıkanlar

• Yayına alınmış ve test edilmiş bir site
• Yönetim paneli ve içerik güncelleme eğitimi
• Yayın sonrası kullanım notları ve hata bildirim kanalı

Sizden ne istenir, bizden ne çıkar?

Süreci tek bakışta görmek için aşağıdaki tabloyu kullanabilirsiniz:

Ne zaman biter? Süreyi neler belirler?

Web sitesi kurma süresi sabit bir rakam değildir ve kapsama göre değişir. Aynı tarihte başlayan iki proje, farklı girdilerle çok farklı sürelerde tamamlanabilir. Süreyi belirleyen başlıca faktörler şunlardır:

• Sayfa sayısı ve sitenin yapısının karmaşıklığı
• Ürün sayısı ve ürün bilgilerinin hazır olup olmadığı
• Özel tasarım mı, yoksa hazır bir altyapı üzerine kurulum mu yapılacağı
• Ödeme, kargo veya özel yazılım gibi entegrasyonların olup olmadığı
• Onay ve geri bildirimlerin ne kadar hızlı geldiği
• İçeriklerin proje başında mı, yoksa süreç içinde mi hazırlandığı

Teklif alırken "ne zaman biter?" sorusunu sormanın yanında, süreyi hangi girdilerin belirlediğini de sorun. İyi bir ajans takvimi size bağımlılıklarıyla birlikte yazılı olarak sunar.

Süreci kolaylaştıran hazırlık

Projenin en hızlı ilerlediği durum, keşif öncesinde gerekli malzemenin hazır olmasıdır. Hangi sayfaların olacağı, kimin onay vereceği ve içeriklerin kimin tarafından yazılacağı baştan belli olduğunda ajansın işi kesintisiz ilerler. Bu hazırlık, markanıza dair elinizdeki materyali toplamak ve kararları önceden netleştirmek anlamına gelir.

Sonuç

Bu süreç, ajans ile işletme arasındaki iş birliğine dayanır. Her iki taraf da kendi sorumluluğunu zamanında yerine getirdiğinde sonuç hem daha hızlı hem de daha az revizyonla elde edilir.

Projenizin kapsamını birlikte değerlendirmek için web tasarım hizmetimiz sayfasına bakabilirsiniz. Bulunduğunuz şehir için hizmet verdiğimiz bölgeler sayfamızda çalıştığımız bölgeleri inceleyebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Mevcut alan adımı yeni siteme taşıyabilir miyim?

Mevcut alan adınızı kullanmak çoğu projede tercih edilir. Alan adının ve barındırma hesabının sizin adınıza kayıtlı olması gerekir. Ajans gerekli ayarları yapabilir, ancak hesap sahipliği sizde kalmalıdır.

Tasarımı beğenmezsem ne olur?

Tasarım turları teklifte belirtilen revizyon hakkı kadar yapılır. Bu hakkın kapsamını sözleşmede netleştirmeniz, sonradan yaşanabilecek anlaşmazlıkları önler.

Site yayına girdikten sonra ajansa ihtiyaç duyar mıyım?

Bu, bakım ve güncelleme kapsamınıza bağlıdır. Yayın sonrası hangi desteği alacağınızı, ne kadar süreyle ve hangi kapsamda alacağınızı baştan yazılı olarak isteyin.